Koszty paliwa pochłaniają dużą część budżetu firm transportowych, dlatego sposób organizacji zakupów wpływa na codzienne funkcjonowanie floty. Nawet drobne zaniedbania mogą później utrudniać planowanie tras, rozliczanie kierowców albo terminową realizację zleceń. Z tego powodu przedsiębiorcy powinni dokładniej analizować modele zaopatrzenia i warunki współpracy z dostawcami. Podpowiadamy więc, jakich błędów przy zakupie paliwa unikać.
1. Zakup paliwa wyłącznie po najniższej cenie
Dział zakupów w firmach transportowych nieraz porównuje wyłącznie stawki za litr oleju napędowego. Taki błąd przy zakupie paliwa może później oznaczać problemy z terminowością dostaw albo paliwo niewiadomego pochodzenia. W efekcie przedsiębiorca oszczędza kilka groszy na litrze, a później mierzy się z opóźnionym transportem lub reklamacjami dotyczącymi jakości. Hurtowa sprzedaż paliw wymaga szerszego spojrzenia. Liczy się terminowość, dokumentacja, możliwość zamówienia większej ilości oraz szybki kontakt z dostawcą, takim jak nasza firma. Flota, która codziennie wyjeżdża w trasę, potrzebuje ciągłości tankowania, a nie jednorazowej okazji cenowej.
2. Brak kontroli nad zużyciem paliwa w firmie transportowej
Jednym z błędów jest również brak kontroli nad zużyciem oleju. Kierowcy tankują na różnych stacjach, faktury trafiają do kilku działów, a przedsiębiorca po miesiącu nie potrafi określić, ile paliwa faktycznie zużyły pojazdy. Taki model utrudnia wykrycie nadużyć i zwiększonego spalania. Pojawiają się również trudności z planowaniem kolejnych zamówień. Część firm transportowych analizuje raporty flotowe dopiero po przekroczeniu budżetu. Znacznie lepiej działa system oparty o stałe dostawy paliwa do klienta i zbiorniki na terenie przedsiębiorstwa.
3. Zamawianie paliwa w ostatniej chwili przez firmę transportową
Transport ciężarowy nie toleruje przestojów. Mimo tego część przedsiębiorstw zamawia paliwo dopiero wtedy, gdy poziom w zbiorniku zbliża się do minimum. Wystarczy opóźnienie cysterny albo większe zapotrzebowanie w trasie i firma zaczyna działać pod presją czasu. W takich sytuacjach pojawiają się pilne zakupy na stacjach detalicznych, które zwykle oznaczają wyższe koszty. Błędem jest również brak wcześniejszego harmonogramu dostaw. Paliwo z dostawą pozwala ograniczyć podobne problemy, szczególnie gdy przedsiębiorca ustala tankowanie z wyprzedzeniem.
4. Pomijanie jakości oleju napędowego
Awaria układu paliwowego potrafi wyłączyć ciągnik siodłowy z pracy na kilka dni. Mimo tego część przedsiębiorców nadal kupuje paliwo od przypadkowych pośredników, kierując się wyłącznie ceną. Tymczasem słabej jakości olej napędowy może zawierać zanieczyszczenia albo parametry odbiegające od norm. Skutki pojawiają się później. Filtry szybciej się zapychają, silnik pracuje nierówno, a warsztat wystawia kosztowną fakturę. Firmy transportowe popełniają błąd, gdy rezygnują z weryfikacji dokumentów jakościowych paliwa. Rzetelny dostawca przedstawia wymagane certyfikaty i organizuje transport zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.
5. Wybór dostawcy bez analizy warunków współpracy
Umowa dotycząca hurtowej sprzedaży paliw powinna obejmować oprócz ceny za litr także inne kwestie, tj. terminy płatności, minimalną ilość zamówienia, czas realizacji dostawy oraz sposób obsługi pilnych dostaw. Niestety część przedsiębiorców pomija te kwestie, a później okazuje się, że dostawca realizuje transport wyłącznie w określonych godzinach albo wymaga jednorazowego zakupu dużej partii oleju napędowego. Taki błąd przy zakupie paliwa komplikuje logistykę szczególnie wtedy, gdy flota działa w kilku lokalizacjach. Przed podpisaniem umowy warto więc sprawdzić sposób realizacji dostaw, dostępność cystern oraz czas reakcji na nagłe zamówienia.
6. Rezygnacja z własnego magazynowania paliwa
Codzienne tankowanie na stacjach detalicznych utrudnia kontrolę kosztów i wydłuża czas pracy kierowców. Pojazd musi zjechać z trasy, kierowca stoi w kolejce do dystrybutora, a firma płaci detaliczne stawki. Własny zbiornik i dostawa paliwa do klienta zmieniają sposób działania floty. Kierowca tankuje na terenie przedsiębiorstwa przed wyjazdem albo po zakończeniu kursu. Firma może również zamawiać większe partie paliwa w korzystniejszym momencie cenowym. Część przewoźników nadal popełnia błąd, rezygnując z magazynowania oleju napędowego mimo dużego dziennego zużycia. Takie rozwiązanie wybierają m.in. przedsiębiorstwa posiadające kilkanaście lub kilkadziesiąt samochodów ciężarowych, które każdego dnia zużywają setki litrów paliwa.
Błędy przy zakupie paliwa w firmach transportowych zwykle wynikają z braku kontroli nad całym procesem zaopatrzenia floty, skupiania się wyłącznie na cenie albo pomijania warunków współpracy z dostawcą. Problemy pojawiają się również wtedy, gdy przedsiębiorstwo działa bez harmonogramu dostaw i odpowiedniego zaplecza do magazynowania oleju napędowego. Dlatego nie ryzykuj i postaw na współpracę ze sprawdzonym dostawcą paliwa. Skontaktuj się z nami.
