Podczas planowania regularnych dostaw paliwa trzeba wziąć pod uwagę czynniki, które pozwolą określić ich wielkość i częstotliwość. W ten sposób można dostosować transport do potrzeb przedsiębiorstwa i zmian sezonowych. Nie każdy jednak zbiera dane niezbędne do trafnego oszacowania przyszłego zapotrzebowania. Jakie informacje należy zatem zapisywać, aby lepiej planować kolejne zakupy paliwa?
Zużycie paliwa przez pojazdy i maszyny
Po każdym tankowaniu powinieneś zapisać numer rejestracyjny pojazdu lub identyfikacyjny maszyny, liczbę pobranych litrów oraz stan licznika kilometrów albo motogodzin. Na tej podstawie można obliczyć, ile paliwa samochód zużywa na 100 km, koparka w ciągu godziny, a ciągnik na jeden hektar. Opierając się jednak wyłącznie na średnim spalaniu całej floty, zaniżysz prognozę. Jeśli w kolejnym tygodniu większość pracy wykonają pojazdy zużywające więcej paliwa, zapotrzebowanie wzrośnie mimo podobnej liczby kilometrów lub motogodzin. Dlatego trzeba obliczyć przewidywane zużycie osobno dla każdej maszyny ujętej w harmonogramie, a następnie zsumować wyniki. Otrzymana wartość pokaże, jaką ilość powinna przywieźć kolejna dostawa paliwa.
Częstotliwość tankowań i stan paliwa w zbiorniku
Przy każdym tankowaniu trzeba zapisać datę, liczbę pobranych litrów oraz poziom paliwa w zbiorniku. Na podstawie tych informacji można określić, jak szybko zmniejsza się zapas i na ile dni pracy wystarczy jego pozostała część. Na tej podstawie firma może wyznaczyć poziom minimalny, przy którym składa kolejne zamówienie. Powinien on pozwalać na swobodną pracę do dnia dostawy paliwa oraz zawierać rezerwę na nagły wzrost poboru lub opóźnienie transportu. Uważamy, że ustalanie tej granicy wyłącznie na podstawie średniego miesięcznego zużycia jest ryzykowne, ponieważ nie uwzględnia ono okresowych wahań. Lepiej zapisywać również najwyższe dzienne wyniki z ostatnich tygodni. Jeśli dobowy pobór przez kilka tygodni przekracza średnią o 20%, podobny margines błędu można dodać do rezerwy. Pojedyncze skoki będą wynikać zwykle z jednego nietypowego zlecenia, ale trzeba się zastanowić czy w najbliższym czasie nie będzie ich więcej.
Historia dostaw paliwa
Historia zamówień powinna zawierać datę ich złożenia, uzgodniony i faktyczny termin dostawy, zamówioną oraz odebraną ilość paliwa, cenę za litr i koszt transportu. Porównując te dane, możesz określić, ile czasu dostawca rzeczywiście potrzebuje na realizację i jak często przesuwa ustalone terminy. Naszym zdaniem przy planowaniu kolejnych zakupów należy przyjąć najdłuższy powtarzający się czas oczekiwania. Trzeba także oznaczyć pojedyncze opóźnienia spowodowane awarią cysterny, aby nie brać ich pod uwagę w wyliczeniach. Do każdego transportu powinien być przypisany jego pełny koszt oraz ewentualne dopłaty za pilną realizację lub małą dostawę. W ten sposób można ustalić próg, przy którym hurtowy zakup paliwa znacznie obniża cenę na jednym litrze.
Sezonowe zmiany oraz różnice między planowanym a rzeczywistym zużyciem
W okresach większego zapotrzebowania zużycia trzeba zapisać, kiedy występował oraz ile paliwa firma wykorzystała w tym czasie. Porównanie wyników z dwóch lub trzech lat pokaże, czy zapotrzebowanie rośnie regularnie w tym samym czasie i jaka jest skala tej zmiany. Na tej podstawie można wcześniej zwiększyć częstotliwość lub wielkość dostaw na czas prac polowych, budowlanych albo większej liczby zleceń. Po zakończeniu intensywnego okresu trzeba porównać planowane zużycie paliwa z rzeczywistym oraz sprawdzić, w których tygodniach wystąpiła różnica. Jeśli łączny wynik zgadza się z prognozą, ale największy pobór przypadł wcześniej, niż zakładano, w następnym roku trzeba przesunąć dostawy na wcześniejsze terminy.
Ewidencja ma ułatwić ustalanie terminów dostaw paliwa i zapewnić lepszą kontrolę nad jego zużyciem. Plan powinien uwzględniać prognozowane spalanie, aktualny zapas, czas realizacji i rezerwę. Jeśli już wiesz ile i jak wiele transportów potrzebujesz z hurtowni paliw, skontaktuj się z nami.
